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Quelques fonctionnalités Le fonctionnement de la solution DocPort! ne se résume pas un à un simple classement de dossier et documents. Voici quelques unes des fonctionnalités présentes au sein du logiciel :
« Nouveautés »
Cette rubrique permet d’afficher les derniers documents intégrés à la GED DocPort! en fonction des droits d’accès propres à chaque utilisateur. « Plan du site » Ce lien affiche l’arborescence des dossiers / sous-dossiers de la GED DocPort! « S’identifier »
Ce lien permet deux actions précises : Premièrement, pour un utilisateur quelconque, le fait de s’identifier va lui permettre d’afficher le contenu privé (celui sur lequel il a un droit d’accès). Deuxièmement, Selon son niveau d’accès, il pourra accéder à l’interface d’administration de la GED.
Deux moteurs de recherche Lors de l’intégration d’un document au sein de la GED, on qualifie toujours celui-ci par un titre/une description. Pendant sa conversion, tout le contenu du document est indexé en texte brut. On peut néanmoins, dans le cadre d’une utilisation bien précise de la GED, associé un document à un modèle. Ce modèle permet de qualifier plus précisément le document : par exemple si l’on associe un document au modèle facture, celui-ci sera qualifié par un titre / une description mais aussi tous les champs propres au modèle comme Montant TTC, Montant HT, Echéance de paiement, nom du client, etc…
« Un espace personnel »
Cet espace est propre à chaque utilisateur. Il concentre dans cet espace tous les documents qu’il a l’habitude de consulter. Après s’être identifié, l’utilisateur, quelque soit son droit, consulte les documents de la GED. A coté de chaque titre de document, on trouve un icône permettant d’intégrer le document à l’Espace personnel.
La publication de vos documents est simplifiée ...
... Quel que soit le format d’origine du document, il vous suffit de créer votre document en utilisant vos logiciels habituels et de la même manière que vous imprimez votre document sur papier, vous allez "imprimer" votre document de manière virtuelle dans la GED DocPort! à l’aide de la DocPort! Printer.
Vous pouvez ainsi décider des modalités d'organisation et de diffusion de votre document. Si l'imprimante virtuelle DocPort! Printer n'est pas présente sur votre station de travail, vous pouvez publier votre document en utilisant la commande "Créer" présente dans la partie administration. L’intégration d’un document n’est pas exclusivement réservée aux documents présents sur votre station de travail. A l’aide du DocPort! Mail, vous pouvez également intégrer des documents issus de votre logiciel de messagerie en les transférant vers l’adresse mail associée à votre GED. Pour ces documents, l’objet du mail deviendra le titre du document, le corps du message : sa description et enfin la ou les pièces jointes : les documents à publier. Il est également possible d’intégrer des documents de source papier (fax ou documents numérisés) à l’aide du DocPort! PickUp. Sur chaque document, vous pouvez océriser tout ou partie du texte pour qualifier précisément le document. DocPort! est entièrement sécurisé
Cette sécurité intervient à deux niveaux :
Le moteur d'indexation
Creatis implémente aujourd'hui son propre algorithme d'indexation en texte intégral. La recherche se fait en mode booléen avec les opérateurs OR, AND, NOT, NEAR (*) et une imbrication possible d'expression parenthèsées.
L'algorithme utilisé repose sur l'algorithme TF*IDF, personnalisé pour améliorer la mesure de pertinence des résultats en fonction des besoins propres à DocPort!. Les options de Notification et de Routage
Mail : Par maîtrise des protocoles SMTP, chaque nouvelle diffusion de documents sur la GED DocPort! peut être notifiée à un utilisateur, par e-mail, à partir de l’interface d’administration, sans passer par un logiciel de messagerie comme Outlook® Express ou Netscape® Mail.
SMS : Creatis utilise une plateforme SMS pour envoyer tous vos mini-messages vers des téléphones mobiles. Il sera ainsi aisé de notifier un utilisateur de la mise à disposition d'un nouveau document sur le DocPort!. Fax : DocPort! permet la rediffusion par Fax. Chaque document pourra donc être faxé directement depuis le navigateur Web ou Wap en indiquant seulement le numéro du destinataire. |